Toimilupaprosessit vaativat entistä laadukkaampaa projektinjohtoa ja syvempää asiantuntemusta

Teknologian ja digitaalisen ympäristön kehityksen myötä liiketoimintamallit ja liiketoiminnan sääntely monimutkaistuvat alati kiihtyvään tahtiin. Monimutkaistuminen koskee myös viranomaisten, esimerkiksi Finanssivalvonnan, myöntämien toimilupien haku- ja käsittelyprosesseja. Toimilupaa hakevan yrityksen on esimerkiksi pystyttävä esittämään viranomaiselle entistäkin laadukkaammin toimilupaa edellyttävän palvelun kaupalliset ja tekniset omaisuudet, tietoturvallisuus ja häiriötilanteiden estämiseen käytettävät menetelmät ja teknologiat, jotta viranomainen kykenee arvioimaan toimilupahakemusta riittävällä tarkkuudella. On pohdittava, miten esimerkiksi tekoälyä ja muuta automaatiota hyödyntävät ratkaisut kuvataan siten, että viranomainen voi vakuuttua niiden toimivuudesta säännellyssä toimintaympäristössä.

Viranomaiselle toimitettavassa aineistossa on syytä huomioida esitystavallisesti vaikkapa se, että toimilupahakemuksen käsittelijä tyypillisesti esittelee toimilupahakemuksen ja antaa päätösehdotuksensa viranomaisen sisäisessä menettelyssä. Mitä paremmin odotuksia vastaava aineisto viranomaiselle toimitetaan ja mitä sujuvampaa kommunikaatio on, sitä nopeammin ja mutkattomammin myös viranomaisen sisäiset menettelyt yleensä etenevät. 

Miten laadukas toimilupahakemus ja sujuva toimilupaprosessi on sitten käytännössä saavutettavissa? Kokemuksemme mukaan on ensiarvoisen tärkeää, että toimilupaprosessin projektinjohto hoidetaan ammattitaitoisesti alusta loppuun. On syytä esimerkiksi tehdä realistinen ja dokumenttikohtainen kartoitus siitä, kuinka lähellä yrityksellä jo mahdollisesti olemassa olevat aineistot ovat sellaista laatutasoa, jonka perusteella viranomainen voi käsitellä ja myöntää toimiluvan ilman kuukausia tai jopa vuosia kestävää, kaikille osapuolille rasittavaa prosessia. Lähtötasokartoituksen perusteella voidaan myös laatia realistinen aikataulu- ja kustannusarvio. Olennaista on lisäksi jo alussa varmistaa, että yrityksellä on riittävä henkilöstöresursointi toimilupaprosessin läpiviemiseksi. Aikataulun ja kustannusten seurannasta tulee huolehtia systemaattisesti ja toimiviksi todettujen toimintamallien mukaisesti.

Usein toimilupaprosessissa on mukana myös henkilöitä, joille tilanne on uusi ja prosessin kulku ei ole tuttua. On siis tärkeää varmistaa proaktiivisesti, että kaikilla tekijöillä on selkeä kuva siitä, mitä heiltä odotetaan ja missä järjestyksessä asiat on syytä tehdä.    

Ennen hakemuksen toimittamista tulee vielä varmistaa, että hakemus on sisäisesti johdonmukainen ja tietosisällöltään riittävän kattava, muttei kuitenkaan tarpeettoman laaja.

Toimilupaprosessit edellyttävät liiketoiminnallisen, teknisen, juridisen, projektinjohdollisen ja viestinnällisen osaamisen yhdistämistä. Käytännönläheisellä ymmärryksellä projektin vaatimuksista voidaan nopeuttaa toimilupaprosesseja ja alentaa niiden kustannuksia merkittävästi, erityisesti kun huomioidaan pitkittyvästä ja henkilöstöä rasittavasta prosessista liiketoiminnalle aiheutuvat haitat. Toimilupaprosessin aikana luodaan myös selkäranka toimiluvan myöntämisen jälkeen käytössä oleville toimintamalleille sekä viranomaisen käsitykselle yrityksen toiminnasta. Laadukkaasti tehdyn pohjatyön jälkeen yrityksen voimavarat saadaan nopeasti kohdennettua liiketoiminnan kehittämiseen.

Teksti: Mikko Koskinen, asianajaja, Senior Associate, [email protected]

Tutustu asiantuntijoihimme: Hanna Huttunen, Anna-Sofia Brors, Laura Kataila, Mikko Koskinen, Elina Väärä