Työantajalle voi tulla tarve avata työntekijän sähköposteja, jos työntekijä on pitkään pois tai silloin, kun työsuhde päättyy. Saako työntekijän sähköposteja lukea ja jos saa, niin millä edellytyksin?

Tarve on tunnistettu myös lainsäädännössä, ja työntekijän sähköpostien käsittelystä on säädetty erikseen suhteellisen tarkasti työelämän tietosuojalaissa.

Sähköposteja on mahdollista hakea esille ja avata vain silloin, kun työantaja on täyttänyt hänelle asetetun huolehtimisvelvoitteen. Sen mukaan työantajan tulee järjestää sähköpostiviestien suojan toteuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet. Tällaisia toimenpiteitä ovat sähköpostiin laitettava poissaoloviesti tai viestien uudelleen ohjaaminen työantajan toiseen osoitteeseen. Lisäksi työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että hänen poissa ollessaan toinen henkilö voi vastaanottaa työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko kyseessä työnantajalle tarkoitettu viesti. Työnantajalle tarkoitettuna pidetään esimerkiksi sellaista viestiä, josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.

Usein jo työsopimusta laadittaessa työntekijältä saatetaan pyytää suostumus siihen, että hänen sähköpostejaan voitaisiin avata. Tämä suostumus ei kuitenkaan suoraan tarkoita sitä, että työntekijälle osoitettuja sähköposteja voisi käsitellä vapaasti. Vaikka työntekijä olisi antanut työsopimuksessaan tai muussa yhteydessä suostumuksen työsähköpostiensa käsittelyyn, täytyy toimia työelämän tietosuojalaissa kuvattujen edellytysten ja toimintamallin mukaisesti.  

Pätevän suostumuksen saaminen korostuu etenkin työnantajan ja työntekijän suhteessa, koska työntekijän katsotaan aina olevan heikompi osapuoli. Lisäksi suostumuksen tulee olla yksilöity, yksiselitteinen, vapaaehtoinen ja peruutettavissa. Etenkin työsopimuksen solmimisen yhteydessä annetun suostumuksen aitoon vapaaehtoisuuteen tulee kiinnittää huomiota. Lisäksi on huomioitava, että työntekijä voi perua antamansa suostumuksen koska tahansa. 

Viestien avaamisesta on laadittava selvitys

Laissa työntekijän sähköpostien käsittely on jaettu kahteen osaan. Ensin viestejä voidaan hakea esille, jotta esimerkiksi viestin lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella on mahdollista päätellä, mitkä viesteistä kuuluvat työnantajalle. Jos postilaatikossa on työnantajalle lain mukaan kuuluvia viestejä, ne voidaan avata ja sisältö lukea.

Tämän jälkeen viestien avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle, jollei työntekijä ole pysyväisluonteisesti estynyt. Selvitys on laadittava myös viestien esille hakemisesta, vaikka se ei johtaisikaan viestin avaamiseen. Viestinkäsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus viesteistä, eikä niiden sisältämiä tietoja voi käyttää muuhun kuin työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai muiden näihin verrattavien toimintojen turvaamiseksi.

Vaikka työtekijä olisi antanut suostumuksensa viestiensä käsittelyyn, on käsittelystä laadittava yllä kuvattu selvitys. Työelämän tietosuojalaki kuitenkin mahdollistaa myös suoraviivaisemman menettelyn: työntekijä voi antaa suostumuksensa myös muuhun menettelyyn. Tämä täytyy kuitenkin kirjata selkeästi suostumuksen yhteyteen, että tarkoituksena on ohittaa työelämän tietosuojalaissa säädetty viestien avaamiseen liittyvä menettely, jotta suostumus olisi riittävän yksiselitteinen.

Koska viestien oikeudeton käsittely voi täyttää viestintäsalaisuuden loukkauksena rikoksen tunnusmerkistön, on tärkeää pyytää työntekijän suostumus oikealla tavalla ja saada se kohdistumaan oikeisiin asioihin. Näin vältytään jälkeenpäin ongelmilta.

Lisätiedot:

Erika Leinonen, counsel, puh. +358 45 7820 0310, [email protected]

Markus Myhrberg, partner, puh. +358 40 505 5343, [email protected]