Puutteellinen tarkastuspyynnön käsittely johti tietosuojavaltuutetun huomautukseen

Tarkastuspyyntöön vastattiin puutteellisesti ja viiveellä

Tietosuojavaltuutetun toimisto antoi alkuvuodesta 2026 huomautuksen isännöintitoimistolle tilanteessa, jossa rekisteröidyn tarkastuspyyntöön vastattiin puutteellisesti ja huomattavalla viiveellä. Rekisteröity oli pyytänyt saada nähtäväkseen häntä koskevat henkilötiedot sekä tiedot väestötietojärjestelmään tehdyistä hauista, mutta kaikkia pyydettyjä tietoja ei toimitettu määräajassa. Lisäksi rekisteröidyn tietoja oli poistettu pian tarkastuspyynnön esittämisen jälkeen, eikä isännöintitoimisto kyennyt myöhemmin selvittämään poistamisen tarkkaa syytä.

Rekisterinpitäjä ei täyttänyt GDPR:n mukaisia velvoitteitaan

Apulaistietosuojavaltuutettu katsoi, että isännöintitoimisto oli laiminlyönyt GDPR:n mukaisen velvollisuuden helpottaa rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä ja toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröity sai pyytämänsä tiedot lopulta vasta yli kaksi ja puoli vuotta alkuperäisen pyynnön jälkeen tietosuojavaltuutetun toimiston välityksellä. Päätöksessä korostettiin erityisesti sitä, että rekisterinpitäjän tulee tunnistaa rekisteröityjen pyynnöt asianmukaisesti, huolehtia sisäisistä käsittelyprosesseista sekä varmistaa, ettei pyynnön kohteena olevia tietoja poisteta ennen pyynnön toteuttamista.

Ratkaisu korostaa toimivien sisäisten prosessien merkitystä

Ratkaisu toimii muistutuksena erityisesti siitä, että myös yksittäiset inhimilliset virheet tai epäselvät sisäiset toimintamallit voivat johtaa GDPR:n vastaiseen tilanteeseen, jos rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseen ei ole riittäviä käytännön prosesseja ja vastuunjakoa.

Teksti: Erika Leinonen, Counsel, [email protected]