1.1.2022 voimaan tullut uusi yhteistoimintalaki toi muiden uudistusten ohessa mukanaan työpaikoille jatkuvan vuoropuhelun käytännön. Jatkuvan vuoropuhelun tarkoituksena on kehittää työnantajan ja henkilöstön suhteita sekä lisätä keskinäistä luottamusta.

Vuoronpuhelun lisäksi uudessa yhteistoimintalaissa on aikaisemman lain tapaan neuvotteluvelvoite muutostilanteita varten. Näitä neuvotteluja kutsutaan nyt muutosneuvotteluiksi. Kun organisaatiolla on esimerkiksi tarve vähentää henkilökuntaa, uuden yhteistoimintalain myötä käydään muutosneuvottelut entisten yhteistoimintaneuvotteluiden sijaan.

Entiseen tapaan menettelyn osapuolina ovat työnantaja ja henkilöstö, mutta uudessa yhteistoimintalaissa on vahvistettu henkilöstön asemaa neuvotteluissa. Tästä huolimatta lopulliset päätökset tekee työnantaja.

Yritysten ja yhteisöjen toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, ja siksi työnantajan sekä henkilöstön välille tarvitaan jatkuvaa vuorovaikutusta. Yhteistoimintalain uudistuksen mukaisen vuoropuhelun toteuttaminen on lähtökohtaisesti työnantajan vastuulla, mutta työpaikoilla voidaan sopia yhdessä siitä, millä tavalla ja missä järjestyksessä erilaisia asiakokonaisuuksia käsitellään. Tarkoituksena on, että työnantaja ja henkilöstön edustaja käyvät säännönmukaista vuoropuhelua vähintään neljännesvuosittain.

Jos yhtiössä on alle 30 työntekijää, riittää, että jatkuva vuoropuhelu toteutetaan vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kokousten määrästä voidaan myös sopia henkilöstön edustajien kanssa toisin, mutta vuodessa on järjestettävä vähintään yksi kokous.

Mitä asioita jatkuvassa vuoropuhelussa on käytävä läpi?

Jatkuvassa vuoropuhelussa tulisi käydä läpi muun muassa:

• yrityksen tai yhteisön taloudellista tilannetta,
• työpaikan sääntöjä ja käytäntöjä,
• henkilöstön rakennetta ja osaamistarpeita, sekä
• työhyvinvointia.

Uuden lain mukainen työyhteisön kehittämissuunnitelma, jolla korvataan nykyinen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma, voi toimia pohjana ja työkaluna vuoropuhelulle. Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan ja sitä ylläpidetään osana vuoropuhelua.

Lisäksi on huomioitava muusta lainsäänsäädännöstä johtuvat vuoropuhelussa käsiteltävät asiat. Tällaisia asioita ovat muun muassa yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa säädetyn työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muiden teknisin menetelmin toteutettavan valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja näissä käytettävät menetelmät. Lain piiriin kuuluu myös sähköpostin ja tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely.

Jos yritys on esimerkiksi ottamassa uuteen ilmoittajan suojelua koskevaan lakiin perustuvan whistleblowing-kanavan käyttöön työpaikalla, se on käytävä läpi henkilöstön edustajien kanssa vuoropuhelussa. Lisäksi vuoropuhelussa on käsiteltävä esimerkiksi yrityksen verkkoon kohdistuvat tietoturvatoimenpiteet, jotka liittyvät myös työntekijöiden sähköisen viestinnän käsittelyyn. Samoin työntekijöiden henkilötietojen kerääminen ja niiden käsittely on vietävä vuoropuheluun.

Vuoropuhelun etu erityisesti tietosuojaan liittyvissä asioissa on se, että henkilöstö pääsee mukaan suunnitteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Vuoropuhelu tukee myös yleisen tietosuoja-asetuksen velvoitetta informoida henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi. Hyvin dokumentoituna vuoropuhelu auttaa yritystä rekisterinpitäjänä toteuttamaan myös osoitusvelvollisuuttaan suhteessa rekisteröityihin.

Käytännön toteutustavoista saa sopia työpaikkakohtaisesti

Yritykset voivat halutessaan kytkeä vuoropuhelut osaksi henkilöstöprosessejaan tai luoda esimerkiksi neuvottelukuntia. Lisäksi yritykset voivat yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa kehittää pidempiaikaisia suunnitelmia yrityksen toiminnan kehittämiseksi ja vuoropuhelujen läpikäymiseksi. Lain kannalta tosin riittää, että työnantaja ja henkilöstön edustajat järjestävät säännönmukaisesti kokouksia, joissa laissa tarkoitettuja kysymyksiä käsiteltäisiin ilman erityisiä rakenteita. Uudessa sääntelyssä otetaan huomioon myös yritysten erilaiset piirteet, kokoluokka sekä toimialat.

Vähintään neljännesvuosittain käytävässä vuoropuhelussa työnantajalle kuuluu seuraavat tehtävät:

• vuoropuhelun suunnittelu
• vuoropuhelun käytännön puitteiden järjestäminen (kokousjärjestelyt)
• vuoropuheluun valmistautuminen
• vuoropuhelun tuloksellisen käymisen kannalta tarpeellisten tietojen antaminen
• mahdollisten henkilöstön edustajan pyytämien lisätietojen antaminen
• varsinainen vuoropuhelu
• vuoropuhelun kirjaaminen
• tiedottaminen

Työpaikoilla onkin nyt hyvä pohtia, mitkä ovat konkreettiset vuoropuhelua vaativat asiat, sekä millä tavalla ja missä järjestyksessä asiakokonaisuuksia käsitellään.

Vuoropuhelu toteutetaan lähtökohtaisesti työnantajan ja henkilöstön edustajan välisissä kokouksissa, jotka voidaan toteuttaa myös etäyhteyksin.

Jos henkilöstölle ei ole valittu edustajaa, vuoropuhelu toteutetaan työnantajan ja koko henkilöstön välisessä vähintään kerran vuodessa järjestettävässä tilaisuudessa.

Tarjoamme asiantuntevat työoikeuteen liittyvät neuvot ja vaihtoehdot, joiden riskit on tarkkaan punnittu asiakkaan liiketoiminnan kannalta. Ota yhteyttä: Tomi Korpiola, työoikeuspraktiikan vetäjä, osakas, puh.: +358 50 593 4511, [email protected].

Teksti: Juuli Hanhinen, Associate, puh.: +358 45 7820 0319, [email protected]