Huoli hallituskollegasta – mitä taloyhtiön hallitus voi tehdä?

Hallituksen jäsen unohtaa sovittuja asioita, palaa jo päätettyihin asioihin tai käyttäytyy tavalla, joka ei ole hänelle tyypillistä. Muut jäsenet huolestuvat hänen voinnistaan ja hallituksen työstä, mutta asiasta on vaikea puhua, koska taustalla voi olla sairaus, uupumus tai elämäntilanne, johon muilla ei ole oikeutta eikä asiantuntemusta puuttua.

Lähtökohta on, että hallitus ei voi itse poistaa jäsentään. Valta on yhtiökokouksella. Siihen asti hallituksen on huolehdittava, että sen työ ja päätöksenteko pysyvät lainmukaisina, ja että asia hoidetaan ihmistä kunnioittaen.

Ensin keskustelu, ei diagnoosi

Hallituksen tehtävä on huolehtia yhtiön asioista, ei arvioida, mistä jäsenen muutokset johtuvat. Siksi keskustelu kannattaa rakentaa havaintojen varaan: mitä on jäänyt tekemättä, mitä on unohtunut, miten se on vaikuttanut hallituksen työhön. ”Urakoitsijan tarjouspyyntö jäi kahdesti lähettämättä” on asiallinen havainto. ”Sinulla taitaa olla muistisairaus” ei ole.

Luontevin keskustelija on puheenjohtaja, kahden kesken ja kiireettä. Moni ihminen helpottuu, kun asian voi ottaa puheeksi, ja välimuotoja voivat olla kevyempi vastuualue, tauko tai ero hallituksesta. Hallituksen jäsenellä on aina oikeus erota ilman perusteluja.

Terveyteen liittyvät tiedot ovat arkaluonteisia. Niitä ei kirjata hallituksen pöytäkirjaan eikä jaeta osakkaille tai isännöitsijälle laajemmin kuin on välttämätöntä. Jos asiasta on tarve kirjata jotain, kirjataan tehtyjä toimenpiteitä ja tehtävien jakoa, ei jäsenen tilaa.

Juridiset keinot: päätösvalta on yhtiökokouksella

Jos jäsen ei halua erota, hallitus ei voi erottaa häntä, rajata hänen äänioikeuttaan eikä jättää häntä kutsumatta kokouksiin. Hallituksen jäsenen voi erottaa ainoastaan se, joka on hänet valinnut, eli käytännössä yhtiökokous (asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, AOYL 7: 13).

Erottaminen ei edellytä perustetta. Hallitusjäsenyys on luottamustehtävä, ja yhtiökokous voi erottaa jäsenen kesken toimikauden tavallisella enemmistöpäätöksellä. Asian on oltava kokouskutsussa, joten se edellyttää joko varsinaista yhtiökokousta tai ylimääräistä yhtiökokousta. Ylimääräisen kokouksen kutsuu hallitus. Osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa osakkeista, voivat vaatia sitä kirjallisesti.

Käytännössä kannattaa punnita, onko ylimääräinen kokous oikeasuhtainen keino. Erottaminen osakkaiden edessä on julkinen ja usein loukkaava tapahtuma. Jos varsinainen yhtiökokous on muutaman kuukauden päässä ja hallitus pystyy hoitamaan tehtävänsä, on usein parempi varmistaa, ettei jäsentä valita uudelleen. Hallituksen jäsenen toimikausi päättyy lähtökohtaisesti valintaa ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Kelpoisuus voi päättyä myös ilman yhtiökokousta. Hallituksen jäsenenä ei voi olla se, jolle on määrätty edunvalvoja, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu tai joka on konkurssissa. Jos hallituksen jäsen menettää kelpoisuutensa kesken toimikauden, hallitusta on täydennettävä AOYL 7:14:n mukaisesti. Edunvalvontavaltuutuksen vahvistaminen ei sen sijaan ole laissa mainittu kelpoisuuden este.

Miten hallitus toimii siihen asti

Niin kauan kuin toimikausi jatkuu, jäsen on täysivaltainen hallituksen jäsen. Hänet kutsutaan jokaiseen kokoukseen, hän saa samat aineistot kuin muut ja hänellä on äänioikeus. Jäsenen sivuuttaminen ”hienovaraisesti” kokouskutsuista voi vaarantaa päätösten pätevyyden ja lisätä hallitusten jäsenten vastuuta.

Päätöksenteko ei kuitenkaan pysähdy yhden jäsenen takia. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on enemmän kuin puolet jäsenistä, ja päätökset tehdään enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Jos jäsen on estynyt tai eroaa, tilalle voi tulla varajäsen. Jos hallitus pysyy päätösvaltaisena, uuden jäsenen valinta voidaan siirtää seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen. Muuten hallitus on täydennettävä ylimääräisessä yhtiökokouksessa.

Käytännön riskit hallitaan työnjaolla ja kirjaamisella. Asioita ei jätetä yhden jäsenen varaan, vaan valmistelu ja toimeenpano annetaan puheenjohtajalle, isännöitsijälle tai jäsenparille. Päätökset, vastuuhenkilöt ja määräajat kirjataan pöytäkirjaan, ja seuraavassa kokouksessa käydään läpi, mitä on tehty. Hallituksen ulkopuolelle ei tehdä sitoumuksia yksin, ja hallituksen jäsen voi aina kirjauttaa pöytäkirjaan eriävän mielipiteensä, jos hän ei hyväksy päätöstä.

Vastuu ei jakaudu uudelleen

Hallituksen vastuu on kollegiaalinen. Jokainen jäsen vastaa yhtiölle, osakkaalle tai muulle aiheuttamastaan vahingosta, jos hän on tehtävässään tahallaan tai huolimattomuudesta rikkonut huolellisuusvelvollisuuttaan (AOYL 24:1). Muut jäsenet eivät vapaudu vastuusta sillä, että laiminlyönti oli yhden jäsenen. Jos hallitus tiesi, että tehtävät jäävät hoitamatta, eikä reagoinut, kyse voi olla koko hallituksen huolimattomuudesta.

Huolestunut hallitus toimii siis oikein, kun se puhuu asiasta suoraan ja kunnioittavasti, järjestää työnsä niin, että yhtiön asiat tulevat hoidetuiksi, ja vie tarvittaessa jäsenyyden yhtiökokouksen ratkaistavaksi. Hallitus ei voi ratkaista jäsenyyttä itse, mutta se voi huolehtia siitä, ettei yhtiö kärsi odotusajasta.

Teksti: Sirpa Otsola, Counsel, [email protected]