Etätyö ulkomailta – irtiotto arjesta, muistilista työnantajalle

Ulkomaan etätyö voi parhaimmillaan olla moderni ja henkilöstöä sitouttava tapa joustaa työn arjessa. Työnantajan näkökulmasta kyse ei kuitenkaan ole pelkästä läppäristä, Wi-Fistä ja Teams-linkistä. Ulkomaan etätyö on mukava mahdollisuus, mutta se kannattaa rakentaa selkeiden pelisääntöjen varaan.

Ensimmäinen lähtökohta: etätyö ulkomailta ei ole automaattinen oikeus

Työntekopaikka on yksi työsuhteen keskeisistä ehdoista. Työntekijällä ei yleensä ole subjektiivista oikeutta tehdä työtä ulkomailta, ellei asiasta ole erikseen sovittu. Työnantaja voi siis päättää, sallitaanko ulkomaan etätyötä lainkaan, kenelle sitä voidaan sallia ja millä reunaehdoilla.

Jos ulkomaan etätyö sallitaan, linjausten on hyvä olla johdonmukaiset. Tasapuolinen kohtelu ei tarkoita sitä, että kaikkien olisi saatava tehdä etätyötä Balilta käsin, mutta erilaiselle kohtelulle pitää olla asialliset perusteet. Esimerkiksi tehtävä, joka edellyttää fyysistä läsnäoloa toimipisteessä, voidaan perustellusti arvioida eri tavalla kuin tehtävä, joka onnistuu täysin digitaalisesti.

Sovi ensin – lennot vasta sitten

Hyvä käytäntö on, että ulkomaan etätyöstä tehdään aina kirjallinen sopimus tai ainakin määräaikainen liite työsopimukseen. Siinä voidaan sopia esimerkiksi etätyöjakson kestosta, työntekomaasta, työajoista, kustannusten korvaamisesta, vakuutuksista, tietoturvasta, työvälineistä ja siitä, milloin työnantaja voi keskeyttää järjestelyn.

Sosiaaliturva

Yksi ulkomaan etätyön yleisimmistä haasteista liittyy sosiaaliturvaan. Fyysisellä työntekopaikalla on merkitystä, vaikka työ tehtäisiin suomalaiselle työnantajalle, suomalaisella työsopimuksella ja suomalaisille asiakkaille.

EU- ja ETA-maissa, Sveitsissä, Isossa-Britanniassa sekä sosiaaliturvasopimusmaissa tilapäisesti työskentelevä tarvitsee yleensä A1-todistuksen tai sitä vastaavan todistuksen, ja yleensä työnantaja hakee sen työntekijälle.

Verotus: “vain pari viikkoa” voi silti vaatia ajattelua

Lyhyt ulkomaan etätyöjakso ei yleensä muuta työntekijän verotusta Suomessa, jos työntekijä asuu Suomessa ja on täällä yleisesti verovelvollinen. Silti verotus on syytä arvioida ennen matkaa, ei sen jälkeen. Jos työntekijä tekee ulkomailta käsin esimerkiksi myyntiä, neuvottelee tai allekirjoittaa sopimuksia tai toimii muuten tavalla, joka kytkee työnantajan liiketoimintaa kohdemaahan, voi syntyä kysymyksiä kiinteästä toimipaikasta, työnantajarekisteröinneistä, ennakonpidätyksestä tai raportointivelvoitteista.

Työaika, aikaero ja tavoitettavuus

Etätyö Kanarialta kuulostaa kevyeltä. Etätyö Kaliforniasta voi tarkoittaa, että tiimipalaveri alkaa keskellä yötä. Työnantajan kannattaa sopia, minkä maan työaikaa noudatetaan, milloin työntekijän tulee olla tavoitettavissa ja miten työaikaa seurataan.

Työaika ei katoa, vaikka työ tehdään eri aikavyöhykkeeltä. Päinvastoin, aikaero voi lisätä kuormitusta, jos työntekijä yrittää yhdistää paikallisen päivärytmin ja Suomen toimistoajat. Etätyössä korostuu toki työntekijän vastuu omasta hyvinvoinnistaan, mutta työnantajan tulee myös seurata haitallista kuormitusta aiheuttavia tekijöitä.

Vakuutukset, sairastuminen ja työterveys

Ennen lähtöä on hyvä tarkistaa, mitä työnantajan tapaturmavakuutus, mahdollinen etätyövakuutus ja matkavakuutus kattavat. Ulkomaan etätyössä voi tulla vastaan tilanteita, joita tavallinen kotimaan etätyö ei kata: sairastuminen kohdemaassa, tapaturma majoituksessa, matkatavaroiden katoaminen tai evakuointitarve.

Työnantajan kannattaa edellyttää, että työntekijällä on oma matkavakuutus. Lisäksi kannattaa sopia, miten työntekijä toimii sairastuessaan: keneen ilmoitetaan, mitä todistuksia tarvitaan ja voiko työterveyttä käyttää etäyhteydellä.

Tietoturva

Työntekijän pitää pystyä työskentelemään paikassa, jossa luottamuksellisia tietoja ei nähdä tai kuulla. Työnantajan kannattaa ohjeistaa ainakin turvalliset verkkoyhteydet, laitteiden käyttö, paperisten asiakirjojen käsittely, salassa pidettävien tietojen suojaaminen ja se, saako työtä tehdä esimerkiksi kahviloissa, coworking-tiloissa tai tuttavien luona.

Kevyt malli toimii usein parhaiten

Ulkomaan etätyön ei kuitenkaan tarvitse olla pelkkää byrokratiaa. Usein paras ratkaisu on selkeä, käytännönläheinen malli:

• Sallitaan ulkomaan etätyö vain tietyissä tilanteissa, tietyissä maissa ja rajatun ajan.
• Edellytetään aina ennakkohyväksyntää.
• Tehdään kirjallinen liite.
• Tarkistetaan sosiaaliturva, verotus, työluvat, vakuutukset ja tietoturva.
• Sovitaan kustannuksista, työajoista ja paluusta.
• Ja pidetään mielessä, että viime kädessä liiketoiminnan jatkuvuus ja työn sujuvuus menevät maisemanvaihdoksen edelle.