Sami Rintala neuvoo, kuinka laajojen järjestelmäkokonaisuuksien uudistamissuunnitelmissa piilevät sudenkuopat ovat vältettävissä.

Esimerkiksi ERP-järjestelmän kaltaisen keskeisen tietojärjestelmän uudistaminen on kokoluokaltaan valtaisa hanke. Jos hanke epäonnistuu, seuraukset saattavat olla tuhoisia.

Lexian osakas Sami Rintala kuvaa seuraavassa periaatteita, joiden avulla ongelmat on mahdollista välttää ja varmistaa järjestelmän uudistamishankkeen onnistuminen.

Jo aloitus ratkaisee

”Hankesuunnitelman luonnosteluvaiheesta alkaen on noudatettava erityistä huolellisuutta”, Rintala sanoo. ”Hanketta koskeva visio ja strategia sekä sen konkreettiset tavoitteet on määriteltävä asianmukaisesti.”

Hän painottaa, kuinka tärkeää on, että sidosryhmät omaksuvat yhteneväisen lähestymistavan. Johdon kaikkien avainhenkilöiden on ymmärrettävä hanke ja sitouduttava sen toteuttamiseen.

Rintala neuvoo asiakkaitaan määrittelemään tarkasti tarpeensa ja toiveensa sekä hankinnan kohteen. Käyttövalmiita valmisratkaisuja kannattaa käyttää mahdollisimman laajalti ja turvautua mukautettuihin ratkaisuihin ainoastaan tilanteissa, joissa niiden käyttämisestä on selvää liiketaloudellisia hyötyä.

Myöhempien erimielisyyksien välttämiseksi on suositeltavaa määrittää jokainen hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja komponentti mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Samaten on tiedettävä ja myös määriteltävä sopimuksessa, kuinka nykyisten ja hankinnan kohteena olevien uusien järjestelmien sekä komponenttien välinen integraatio toteutetaan ja kuka on siitä vastuussa.

Jos hankinta on päätetty toteuttaa kokonaistoimituksena, tätä koskeva sopimusmääräys on sisällytettävä sopimukseen. On aina parempi selkeällä tavalla sisällyttää sopimukseen kaikki kummankin osapuolen kannalta keskeiset kysymykset.

”Suuret hankkeet kasvavat herkästi liiankin laajoiksi, joten kannattaa harkita Agile tai SAFe-toimintamallien soveltamista hankehallintaan”, hän huomauttaa.

Laatu > hinta

”Järjestelmän kaikki testit on suoritettava huolellisesti, ja niihin on varattava riittävästi aikaa”, Rintala sanoo. ”Testaus ei suinkaan ole ilmaista, mutta tämä pitää paikkansa myös toimitusvaikeuksien ja -viivästysten osalta. Kun toteutus on valmis käyttöönotettavaksi, tämä kannattaa suorittaa vaiheittain aloittaen sellaisesta alajärjestelmästä, jonka haittavaikutus liiketoimintaan on vähäisin, jos käyttöönotto epäonnistuu.”

Hän kehottaakin asiakkaitaan tekemään valintansa pelkän hankintahinnan sijasta laadullisten, teknisten ja toiminnallisten kriteereiden perusteella. Sopimuksessa olevia avoimia ja epäselviä kysymyksiä on puitava, kunnes ne on ratkaistu tyydyttävällä tavalla. Rintalan näkemyksen mukaan sopimusehtojen ja -määräysten on mukauduttava liiketoiminnallisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin eikä suinkaan toisinpäin.

”On myös syytä pitää mielessä toimituksen jälkeinen aika”, Rintala jatkaa. ”Takuun olisi katettava virhekorjaukset, ja järjestelmät edellyttävät ylläpito-, huolto- ja tukipalveluja.”

Liian tärkeä delegoitavaksi

Vakuutusyhtiö LähiTapiola on Rintalan asiakas, jonka oikeudellisena neuvonantajana hän on toiminut eräiden merkittävien sopimusten yhteydessä.

”Suuret hankkeet ovat vaikeita hallinnoida, minkä lisäksi myös niihin liittyvät hankinnat ja sopimukset ovat haaste sinänsä”, sanoo LähiTapiola-ryhmän tietohallintojohtaja Mikko Vastela.

”Olivatpa visiomme ja päämäärämme kuinka selkeitä tahansa, jo pelkästään hankkeen laajuus tekee jokaisesta yksityiskohdasta sopimisen mahdottomaksi. Tämän takia olemme omaksuneet ketterään kehitykseen ja vaiheittaiseen toteutukseen perustuvan lähestymistavan, jossa päätökset ja määritykset tehdään nopeatempoisissa sykleissä. Tästä puolestaan seuraa, että kaikille osapuolille selkeiden ja läpinäkyvien sopimusten laatiminen on vaikeaa. Sama päämäärä voidaan aina saavuttaa useita eri kehityspolkuja pitkin, ja yhteistoiminnan onnistumisen ja haasteiden voittamisen kannalta on olennaisen tärkeää rakentaa yhteistyökumppanien välille luottamussuhde.”

”Kaikkien hankkeen parissa työskentelevien on ymmärrettävä panoksen suuruus eli viime kädessä oma yhtiö ja työpaikka, jonka vuoksi vastuut ovat liian tärkeitä delegoitaviksi”, Rintala toteaa lopuksi. ”Uuden ERP-järjestelmän toteuttamista voisi verrata avosydänleikkaukseen, jossa potilaana on yhtiö.”

(Artikkeli on julkaistu Business Class -lehdessä 4/2018)